¿PARA QUÉ NECESITO INDICADORES DE GESTIÓN EN MI NEGOCIO?

¿PARA QUÉ NECESITO INDICADORES EN MI NEGOCIO?

Probablemente te sometas a un chequeo médico anual con el objetivo de conocer tu estado de salud.

Vas al médico y este observa tu aspecto exterior y controla tu estado de salud a través de los resultados de unos análisis de orina y sangre.

El resultado de los análisis no son otra cosa que un conjunto de INDICADORES que, comparados con unos valores de referencia, nos mostrarán de un modo sencillo si estamos sanos, o no.

Pues bien, me parece que no os tengo que convencer de que la empresa es un organismo vivo. Nace, crece, se desarrolla y muere.

Y la empresa, desde luego, goza de un determinado estado de salud. Tal como hemos visto antes, es importante controlar el estado de salud de la empresa y, para ello, lo más sencillo y práctico es crear un sistema de indicadores de gestión que nos permitan conocer cómo se encuentra cada órgano y sistema de nuestra organización y compararlo con unos valores de referencia que previamente habremos definido.

Los indicadores de gestión, no solo nos mostrarán el nivel de salud, también servirán para controlar si estamos alcanzando los objetivos marcados.

De todos es sabido que “solo se puede mejorar aquello que se puede medir”. Por lo tanto, cada objetivo definido debe tener, por lo menos, un indicador de seguimiento.

Los indicadores nos ayudarán a tomar decisiones y a detectar rápidamente  desviaciones sobre lo previsto. Vale la pena recordar que actuar sistemáticamente ayuda en gran medida al ahorro de costes y al aumento de la eficiencia.

¿QUÉ ES UN INDICADOR?

Un indicador es una relación entre variables, ya sean cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de la situación observada, respecto a unos objetivos definidos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES

Los indicadores deben ser suficientemente PRECISOS. Ni más, ni menos.

Adoptarán la FORMA necesaria (porcentaje, tanto por uno, valor absoluto, etc)

Se elaborarán con la FRECUENCIA adecuada (anualmente, semanalmente, diariamente, etc)

Tendrán una DIMENSIÓN establecida (por ejemplo, se comparará un año respecto a otro, un mes respecto a otro, …)

Tendrán siempre el mismo ORIGEN. Es decir, la información la obtendremos siempre de la misma fuente para que el resultado sea coherente.

Se definirán los VALORES DE COMPARACIÓN con el fin de saber ante que desviación debemos actuar.

También se determinará la RELEVANCIA. O sea, las acciones a tomar alcanzado determinado valor de desviación.

Serán OPORTUNOS. De nada vale conocer una desviación si ya no tenemos margen para actuar.

ENEMIGOS DE LOS INDICADORES

¿QUÉ PUEDO OBTENER DE UN SISTEMA DE INDICADORES?

• Disponer de un sistema de “pre-alarmas”.
• Conocer la productividad de los recursos.
• Conocer las tendencias del comportamiento productivo.
• Establecer marcadores de eficiencia.
• FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES.

EJEMPLOS DE INDICADORES

ÍNDICE FACTURACIÓN VENTAS (IFV)

Nuestra empresa ha definido un objetivo: “incrementar la facturación de ventas del año pasado en un 5%”

Las ventas del año pasado fueron de 100.000€ y esperamos alcanzar unas ventas para este año de 105.000€.

Utilizaremos la siguiente fórmula:

Donde:

IFV = Índice Facturación Ventas

VTAS₀ = Acumulado ventas año actual. Se anotará el acumulado de la base imponible (expresado en euros)

VTAS_-1 = Acumulado ventas año anterior. Se anotará el acumulado de la base imponible (expresado en euros)

Este indicador se elaborará la primera semana del mes siguiente. Se entregará a Gerencia, Dirección de Producción y Dirección Comercial.

Se establece un umbral igual o mayor de cero. Si el indicador es inferior a cero se adoptarán medidas correctoras.

Veamos el ejemplo numéricamente:

Vemos que en enero y febrero el indicador es inferior a cero, por lo que se establecen acciones para corregir esta desviación. Una vez aplicadas, vemos que en marzo la desviación pasa a un valor positivo.

INDICADOR DE POLIVALENCIAS DEL PERSONAL (IPP)

Nuestra empresa es consciente de la importancia de que el personal sea polivalente para poder dotar de flexibilidad a nuestra capacidad productiva.

En este caso, disponemos de 6 puestos de trabajo y de 5 trabajadores.  Definimos el IPP como el grado de polivalencia del personal. Se mide del siguiente modo:

El responsable de producción rellena, dos veces al año, un cuestionario donde se cruzan todos los operarios con cada uno de los puestos de trabajo. (Ver tabla de ejemplo)

La puntuación se adjudica utilizando el siguiente criterio:

0 –  No conoce el puesto de trabajo.

1 – Ha estado en alguna ocasión.

2 – Conoce el puesto de trabajo.

3 – Domina el puesto de trabajo.

Hemos definido dos objetivos para este año:

• La polivalencia total para este año deberá alcanzar, como mínimo 45 puntos.
• La puntuación mínima para cada puesto será de 8 puntos, siendo al menos dos de los valores de 3 puntos.
• Cada operario deberá tener una puntuación mínima de 8 puntos, siendo al menos dos de los valores de 3 puntos.

A través de la tabla que se elaboró en julio del 2012 vemos claramente que los operarios 1, 4 y 5 deben incrementar su polivalencia. Además los puestos 2, 3 y 6 deben reforzarse. A partir de esta información se deben concretar una serie de acciones encaminadas a lograr los objetivos establecidos.

POR ÚLTIMO

Y, por último, ¿Por qué no aplicar estos conceptos a tu desarrollo personal?

Me encantaría recibir tus comentarios.

Enrique Álvarez Negosheva

info@organizapymes.com