DEFINIR – MEDIR – CONTROLAR – MEJORAR
Para MEJORAR, primero hay que controlar. Para CONTROLAR, primero hay que MEDIR y, para poder MEDIR, primero hay que DEFINIR
En numerosas ocasiones nos enfrentamos a procesos de mejora. La mayor parte de las veces es por necesidad.
Es muy fácil que la información del proceso a mejorar sea insuficiente e incorrecta; registros incorrectos, incidencias sin informar, datos erróneos en el sistema informático, etc.
Es muy extraño encontrar información fiable en los despachos. En los despachos suele haber información destinada a la realización de gráficos e informes. Eso es todo.
¿Qué hay que hacer?
Lo más obvio, lo más simple. Desplazarse al lugar de los hechos, al puesto de trabajo, y observar en directo que es lo que está sucediendo.
Acto seguido, reunirse con las personas que están realizando el proceso y preguntarles, ¿Obvio no?
No hay que olvidarse de anotar todos los aspectos observados y recogidos por el equipo de trabajo. Es un verdadero tesoro. De hecho, ya tenemos la mitad de la solución.
Una vez ya disponemos de la información preliminar, lo recomendable sería filmar el proceso.
La idea sería que una de las personas expertas en el proceso realizara alguna unidad de producción. La cantidad de unidades de producción a filmar variará dependiendo de la duración del ciclo y de la variabilidad del propio proceso.
Una vez tenemos los videos a punto, reunir al equipo de trabajo con el objetivo de definir cuál es realmente el proceso actual.
Esta definición del proceso real será nuestro primer estándar. La base que servirá para mejorar el proceso.
Aquí os dejo un ejemplo de impreso donde podemos registrar el proceso.
MEDIR
A partir de las filmaciones realizadas y, una vez hemos creado el primer estándar, tenemos que medir cada una de las fases del proceso.
Lo más recomendable es que este primer estándar, y su medición asociada, se realicen junto con el equipo de trabajo.
El siguiente paso es publicar el estándar (hacerlo disponible para todo el equipo) y adiestrar a los miembros del equipo para que puedan realizar la tarea cumpliendo con todos los estándares de seguridad, calidad y productividad.
CONTROLAR
Cada una de las 4 fases es importante, y controlar no es menos.
En muchas empresas nos encontramos con que las fases de DEFINIR y MEDIR, se realizan con suma perfección. Se imprimen los estándares, o se cuelgan en el servidor y, a partir de ahí, ya se dispone de un documento más para enseñar a los clientes, o a los auditores. Incluso nos podemos encontrar con empresas que encomiendan al jefe de equipo, team leader o encargado, que se preocupe de formar a los miembros del equipo.
¿Qué es lo que falla?
No se han definido y acordado indicadores de seguimiento y no se ha involucrado al equipo en el control y seguimiento de dichos indicadores.
Los miembros del equipo deben sentir que el proceso es suyo y que el seguimiento de la evolución del mismo les ayudará saber que están en el buen camino.
Otro factor fundamental para que el sistema funcione es conseguir que toda la organización apoya al equipo para que pueda conseguir los resultados esperados. Realmente, este aspecto representa uno de los cambios de paradigma más necesarios en nuestro entorno empresarial.
Dirección, ingeniería, calidad, prevención, administración y el resto de departamentos son AYUDANTES del equipo de producción. Y no al revés.
El equipo tiene que tener muy claro que si “traspasan la línea roja” la organización les va a ayudar a resolver el problema, o la dificultad que haya surgido.
MEJORAR
Esta es la última fase y, de hecho, coincide con la primera, DEFINIR.
MEJORAR no es más que RE-DEFINIR el proceso.
Pero, en el fondo, ¿Qué es mejorar?
Mejorar es CAMBIAR A MEJOR y, por lo tanto, ¡¡ES UN CAMBIO!!
Y, como es un cambio, hemos de tener todas las precauciones para conseguir superar todas las resistencias al cambio.
Otro aspecto a tener en cuenta son las diferentes herramientas que pueden potenciar la creatividad del equipo de cambio.
Algunas de las recomendaciones serían:
- Disponga de un espacio diferenciado para las reuniones de mejora. Mejor una sala menos “laboral”, más inspiradora.
- Asigne un tiempo para las mejoras. Hay que entender este proceso como una inversión. Quizás, la más productiva que vaya a realizar.
- Cree un equipo multidisciplinar. El mejor equipo es el más heterogéneo. Vale la pena recordar que la inteligencia colectiva es mucho más potente que la inteligencia individual.
- Utilice herramientas para la identificación de alternativas, como el Brainstorming.
- Establezca objetivos retadores. Si mi objetivo es llegar a 100, con suerte alcanzaré 80. En cambio, si mi objetivo es llegar a 1000, es probable que consiga 800. Atención, no establecer objetivos imposibles de alcanzar, es desmotivador.
- Una vez tomada una decisión, asigne los recursos necesarios para que el cambio sea un éxito.
Hasta aquí este artículo.
¿Qué opinas tú?
¿Cuáles son tus recomendaciones para conseguir mejorar?
